Na co zwrócić szczególnie uwagę:
- arkusz III Zbiory specjalne i licencjonowane:
- arkusz IV Czytelnicy:
- liczba użytkowników. Nie liczymy jako użytkowników osób nieposiadających karty, ale wpisanych do jakiegoś zeszytu lub innego rejestru. Prowadźmy jeden rejestr, którego podstawą jest karta biblioteczna (zobowiązanie z aktualną informacją o ustawie o ochronie danych osobowych).
- arkusz VI Budżet:
- kwota na automatyzację (kolumna 8.) Należy uwzględnić m.in. koszt utrzymania programu bibliotecznego i Internetu;
- kwota z dotacji na "Zakup nowości BN" (kolumny 11.-15.) Należy uwzględnić w dotacjach z MKiDN również kwotę z programu "Zakup nowości do bibliotek", którego operatorem jest Biblioteka Narodowa.
- wykazywanie kosztów zbiorów licencjonowanych (Legimi, IBUKLibra) w akrkuszu III "Specjalne i licencjonowane" a arkuszu VI "Budżet"
- Dla zachowania porównywalności danych podawane są one w dwóch arkuszach w inny sposób
- w formie faktur całkowitych opłaconych w danym roku sprawozdawczym (arkusz VI "Budżet", kolumna 7 i ew. 12);
W tabeli VI „Budżet” w rubryce 7 podajemy łączną wartość faktur opłaconych w danym roku sprawozdawczym – tak samo jak w formularzu K-03 w dziale 5, w wierszu 8. Dotyczy to także grudniowej dotacji MKDNiS na zakup kodów i e-booków. Nawet jeśli zakupione kody będą ważne jeszcze w 2021, faktura została opłacona w 2020, środki były wydatkowane w 2020 i w tabeli VI powinny być wykazane w 2020.
- w przeliczeniu na miesiące według stawek obowiązywania poszczególnych umów (arkusz III "Specjalne i licencjonowane" kolumny 16, 23, 31)
W tabeli III „Specjalne i licencjonowane” staramy się przeliczyć koszt używania każdej z platform na liczbę użytkowników zarejestrowanych w panelach sterowania oraz otwartych/wypożyczonych książek, otwartych stron itp. na kwotę faktycznie wydatkowaną na ten cel w danym roku sprawozdawczym, co oznacza ewentualną konieczność rozbijania faktur na poszczególne miesiące jeśli okresy umowy nie pokrywają się z rokiem kalendarzowym.
Przykład:
W tabeli MKDNiS III - Zbiory specjalne, kol. 16, nie wpisujemy całkowitego kosztu faktury za Legimi wystawionej w 2020 roku, tylko sumę faktury z 2019 roku (zakupione kody ważne lipiec 2019 r.- lipiec 2020 r.) w części za miesiące użytkowania kodów np. styczeń 2020 r. - lipiec 2020 r., faktury za 2020 rok (zakup kodów ważnych lipiec 2020 r- lipiec 2021 r.) w części dotyczącej używania kodów za miesiące lipiec 2020 r - grudzień 2020 r. oraz koszt faktury z dotacji MKDNiS z grudnia 2020 r. (zakup kodów ważnych grudzień 2020 r.- lipiec 2021 r.) dotyczącej tylko grudnia 2020 r.
W razie wątpliwość i pytań prosimy o telefoniczny lub mailowy kontakt z Działem Instrukcyjno-Metodycznym.
Objaśnienia oraz informacje dotyczące wypełniania formularza on-line zamieszczamy na stronie: Najczęściej zadawane pytania