Formularze sprawozdań za 2020

Sprawozdawczość bibliotek publicznych województwa wielkopolskiego za 2020 rok obejmuje dwa formularze:

• Sprawozdanie za 2020 rok w arkuszu kalkulacyjnym Excel (xls - 155 KB);
• Formularz sprawozdania opisowego on-line, do którego każda biblioteka otrzyma mailowo link od swojej biblioteki powiatowej.

Termin nadsyłania sprawozdań mija 1 marca 2021 roku.

Na co zwrócić szczególnie uwagę:

• arkusz III Zbiory specjalne i licencjonowane:
  • W tym roku w arkuszu Excel znlazły się szczegółowe pytania dotyczące licencjonowanych zbiorów elektronicznych m.in. Legimi i IBUK Libra. Biblioteka Narowodwa przygotowała szczegółowe objaśnienia na ten temat:
  • Instrukcja do arkusza III Zbiory specjalne i licencjonowane - (pdf - 696 KB)

• arkusz IV Czytelnicy:
  • liczba użytkowników. Nie liczymy jako użytkowników osób nieposiadających karty, ale wpisanych do jakiegoś zeszytu lub innego rejestru. Prowadźmy jeden rejestr, którego podstawą jest karta biblioteczna (zobowiązanie z aktualną informacją o ustawie o ochronie danych osobowych).

• arkusz VI Budżet:
  • kwota na automatyzację (kolumna 8.) Należy uwzględnić m.in. koszt utrzymania programu bibliotecznego i Internetu;
  • kwota z dotacji na "Zakup nowości BN" (kolumny 11.-15.) Należy uwzględnić w dotacjach z MKiDN również kwotę z programu "Zakup nowości do bibliotek", którego operatorem jest Biblioteka Narodowa.

• wykazywanie kosztów zbiorów licencjonowanych (Legimi, IBUKLibra) w akrkuszu III "Specjalne i licencjonowane" a arkuszu VI "Budżet"
  • Dla zachowania porównywalności danych podawane są one w dwóch arkuszach w inny sposób
    • w formie faktur całkowitych opłaconych w danym roku sprawozdawczym (arkusz VI "Budżet", kolumna 7 i ew. 12);

W tabeli VI „Budżet” w rubryce 7 podajemy łączną wartość faktur opłaconych w danym roku sprawozdawczym – tak samo jak w formularzu K-03 w dziale 5, w wierszu 8.  Dotyczy to także grudniowej dotacji MKDNiS na zakup kodów i e-booków. Nawet jeśli zakupione kody będą ważne jeszcze w 2021, faktura została opłacona w 2020, środki były wydatkowane w 2020 i w tabeli VI powinny być wykazane w 2020.

• w przeliczeniu na miesiące według stawek obowiązywania poszczególnych umów (arkusz III "Specjalne i licencjonowane" kolumny 16, 23, 31)

W tabeli III „Specjalne i licencjonowane” staramy się przeliczyć koszt używania każdej z platform na liczbę użytkowników zarejestrowanych w panelach sterowania oraz otwartych/wypożyczonych książek, otwartych stron itp. na kwotę faktycznie wydatkowaną na ten cel w danym roku sprawozdawczym, co oznacza ewentualną konieczność rozbijania faktur na poszczególne miesiące jeśli okresy umowy nie pokrywają się z rokiem kalendarzowym.

Przykład:

W tabeli MKDNiS III - Zbiory specjalne, kol. 16, nie wpisujemy całkowitego kosztu faktury za Legimi wystawionej w 2020 roku, tylko sumę faktury z 2019 roku (zakupione kody ważne lipiec 2019 r.- lipiec 2020 r.) w części za miesiące użytkowania kodów np. styczeń 2020 r. - lipiec 2020 r., faktury za 2020 rok (zakup kodów ważnych lipiec 2020 r- lipiec 2021 r.) w części dotyczącej używania kodów za miesiące lipiec 2020 r - grudzień 2020 r. oraz koszt faktury z dotacji MKDNiS z grudnia 2020 r. (zakup kodów ważnych grudzień 2020 r.- lipiec 2021 r.) dotyczącej tylko grudnia 2020 r.
 

• Więcej objaśnień znajduje się w instrukcji do sprawozdań (pdf - 667 KB).

W razie wątpliwość i pytań prosimy o telefoniczny lub mailowy kontakt z Działem Instrukcyjno-Metodycznym.

Objaśnienia oraz informacje dotyczące wypełniania formularza on-line zamieszczamy na stronie: Najczęściej zadawane pytania

Kilka komórek zawiera formuły. Wyświetla się w nich: "wypełnianie automatyczne". Nie należy ich wypełniać, zostaną one wypełnione właściwymi liczbami przez sam program na podstawie wprowadzonych danych.

Należy stosować matematyczny zapis liczb np. 23456. Nie stosujemy kropek ani innych znaków między tysiącami a setkami – Excel nie liczy takich liczb, uznaje je za tekst.